Tietosuojaseloste
Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja 11.7.2024
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 216/679
1. Rekisterin pitäjä
Suomi – Korean tasavalta -yhdistys ry
Postiosoite:
Makslahdentie 7–9 B4
02140 Espoo
Sähköposti: jasenasiat@koreayhdistys.net
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
sihteeri Pauliina Lampinen: jasenasiat@koreayhdistys.net
3. Rekisterin nimi
Suomi – Korean tasavalta -yhdistys ry:n jäsenrekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisteri sisältää suorat jäsenet, perhejäsenet, kunniajäsenet ja tukijäsenorganisaatiot.
5. Rekisterin käyttötarkoitus
- Pitää lain vaatimaa jäsenrekisteriä yhdistyksessä
- Mahdollistaa yhteydenotot jäsenyyteen ja toimintaan liittyvissä asioissa
- Toimittaa sähköisesti jäsentiedotteita, toimintakertomuksia ja mahdollisia jäsenkyselyjä
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:
- Jäsenen nimi
- Jäsentyyppi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Titteli/ammatti
- Liittymis- ja eroamispäivämäärä
- Maksetut jäsenmaksut
- Tapahtumien osallistumismaksut
- Koreaan liittyviä kiinnostuksen kohteita
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseneltä tai tukijäsenorganisaatiolta itseltään saadut tiedot liittymisen yhteydessä sekä jäsenen ilmoittaessa päivitetyt tietonsa. Sihteerin tai yhdistyksen hallituksen jäsenen kirjaamat tiedot jäsenmaksulaskun toimittamisesta, maksetun jäsenmaksun määrästä.
8. Säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU/ ETA-maiden ulkopuolelle. Tietojen luovutuksia voidaan tehdä rekisteröityjen suostumuksella erikseen kysyttävissä asioissa.
9. Suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään sähköisellä alustalla Google Drivessa käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Drivessa on sisäänrakennettu suojaus haittaohjelmien ja tietojenkalastelun varalta. Rekisteriin on pääsy puheenjohtajalla, sihteerillä ja taloudenhoitajalla. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:
- salasanat vaihdetaan vuosittain
- käyttäjätunnukset ovat kolmella yhdistyksen hallituksen jäsenellä
10. Tarkastusoikeus
Jäsenellä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön voi tehdä myös toimittamalla kirjallisen tarkastuspyynnön allekirjoitettuna yhdistyksen osoitteeseen (Suomi – Korean tasavalta -yhdistys ry, Makslahdentie 7–9 B4 02140 Espoo). Tarkastuspyynnössä tulee mainita oma nimi ja postiosoite. Tiedot välitetään jäsenelle postitse, ei sähköpostitse eikä puhelimitse.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä korjaa tiedot tietosuoja-asetuksen (EU) 216/679 mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
12. Oikeus vaatia tiedon poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon poistamista. Poistamista voivat rajoittaa lakisääteiset tai tekniset syyt säilyttää tietoa kuten esimerkiksi kuluvan jäsenyysvuoden tilinpäätöksen valmistuminen. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti ja sen ohessa esitetään tarvittaessa riittävät tiedot vaatimuksen tekijän henkilöllisyyden varmistamiseksi. Pyyntö on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.
13. Tietojen säilytysaika
Henkilön
perustiedot säilytetään toistaiseksi tai kunnes henkilö pyytää ne
poistettavaksi tai jäsenyys päättyy. Kirjanpitolain mukaan jäsenten
osallistujalistoja yhdistyksen kirjanpitoaineistossa säilytetään vaadittavat
kuusi vuotta.
14. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Suomi – Korean tasavalta -yhdistys ry pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa, erityisesti silloin kun palveluita kehitetään. Voimassa oleva tietosuojaseloste löytyy yhdistyksen verkkosivuilta muokkauspäivämäärineen.